Animer (ou faciliter) une communauté de pratique grâce aux leviers d’innovation

Le Réseau des agents de développement culturel numérique, mieux connu sous le nom de Réseau ADN (RADN), a vu le jour en 2019. De mon côté, c’est en 2018, soit un an avant sa création officielle, que j’ai reçu le mandat de structurer ce qu’on allait plus tard définir comme étant la communauté de pratique des ADN. J’ai du même coup imaginer une stratégie d’animation de ce groupe de nouveaux professionnels du numérique culturel.

Il faut dire qu’au fil des ans (avant ou après la création du RADN), j’ai eu plusieurs mandats de soutien et d’animation de communauté en ligne : 

• La ruchée, laboratoire d’éducation artistique qui fera évidemment l’objet d’un éventuel billet dans cette série; 🙃
• Les communautés de pratique de FADIO (Formation À Distance Interordres);
• Les cellules d’innovation en culture, tourisme et numérique et le hub technocréatif du Croissant boréal que nous avons déjà présentés dans cette série de billets.

Par contre, le mandat avec le RADN est définitivement le plus important dans le temps. Il aura occupé ma vie professionnelle pendant quatre ans, à raison de deux jours par semaine. Ce n’est pas rien! Cette opportunité m’aura permis de pousser plus loin les stratégies d’animation d’une communauté, bien au-delà de ce qu’on appelle habituellement la facilitation. Dans ce billet, je vous offre un regard sur cette stratégie d’animation de la communauté de pratique (CP) des ADN.

Qu’est-ce que le Réseau ADN? 

Le RADN a été mis en place par le ministère de la Culture et des Communications du Québec (MCC), le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) et la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC) en 2019. Il s’agit de la Mesure 120 du Plan culturel numérique du Québec – Mettre sur pied et animer un réseau d’agents de développement culturel numérique (ADN). L’un des objectifs du RADN est de favoriser l’émergence d’un nouveau leadership numérique dans le secteur culturel, afin de soutenir et d’accélérer la transformation numérique des organismes culturels.

Le Réseau est composé d’une cinquantaine d’agents (les ADN), déployés au sein de 56 organismes culturels de la province. Ces agents sont donc situés partout sur le territoire. De là, la pertinence de les regrouper dans une CP qui prend vie virtuellement (principalement sur Slack) et qui est visible publiquement depuis le début de l’année 2022 à travers le Wiki des ADN. 

L’animation d’une CP, c’est quoi?

L’animation d’une CP comporte différentes facettes. Sur le Wiki des ADN, une page complète a d’ailleurs été produite pour présenter l’ensemble des fonctions associées à la création d’une CP. Ici, je propose un regard singulier sur la fonction « animation ».

1- La coordination

Cette tâche peut sembler loin de l’animation. Mais, si ça prend un animateur, ça prend aussi de la coordination pour s’assurer du bon fonctionnement de toute CP. Eh oui, il y a de multiples « autres tâches connexes » à accomplir en plus de l’animation proprement dite!

Pour accomplir ces petites et nombreuses tâches, j’ai eu la chance d’être appuyée par l’équipe de coordination de la Mesure 120 au MCC (avec une grande ouverture et une presque carte-blanche 🙃 en autant qu’on validait les grandes orientations ensemble) (salut 👋 Valérie et Myriam), par un partenaire incontournable (salut #team Québec numérique) et par deux co-animatrices en or (👋 Daisy et 👋 Martine) qui se sont succédé et avec qui je « challengeais » les stratégies et les contenus.

Ensemble, on a réfléchi à la structure de la CP, aux stratégies d’animation et à toutes ces petites actions qui font que les ADN ont pu développer un sentiment d’appartenance à leur CP.  Après tout, quand on veut utiliser les leviers d’innovation, il faut chercher à comprendre des problèmes, à trouver et à tester des solutions qui seront centrées sur l’humain ou sur la technologie… Impossible de faire tout ça, seule!  

2- L’animation de rencontres ponctuelles 

Mon mandat comprenait bien sûr un volet d’animation de rencontres ponctuelles… que ce soit pour susciter les échanges de bonnes pratiques (ex. veille collaborative), pour permettre aux ADN de s’exprimer sur des sujets divers ou pour découvrir de nouveaux outils (ex. CRM). J’ai aussi pu animer les Rencontres nationales qui se tenaient trois fois par an, avant la pandémie.

Une bonne partie de mes animations se sont déroulées dans ce qu’on peut appeler les règles de l’art d’une bonne animation. Certaines rencontres ont été enregistrées pour référence future et des documents de notes ont aussi été produits pour favoriser la pérennité des partages.

3- L’animation en ligne

Tel que déjà mentionné, la CP des ADN prend vie virtuellement (surtout depuis mars 2020 alors que toutes les rencontres ont aussi eu lieu de façon virtuelle). Dans ce contexte, l’animation en ligne doit devenir un fil conducteur pour créer de l’engagement. 

4- La facilitation

Me voilà au coeur de ce billet!

Qu’est-ce que la facilitation?

Par définition, la facilitation doit pousser plus loin l’animation qui est davantage centrée sur les objectifs primaires. Elle permet ainsi de clarifier l’intention d’un groupe et de choisir des activités qui vont nourrir cette intention. En tant qu’animatrice, j’ai appris qu’il faut s’assurer que tout le monde puisse avoir le droit de parole en proposant un climat favorable à l’échange. En tant que facilitatrice, il faut s’assurer que tout le monde collabore afin de maximiser l’intelligence collective pour pouvoir comprendre un problème ou trouver et tester des solutions.

« La facilitation est l’art d’amener les gens à bâtir, définir et animer leur propre show. L’animation est l’art de divertir des gens avec un show déjà construit et défini »  

Il s’agit d’une définition de Mathieu Roy, de la communauté Communauté de pratiques des facilitateurs #WorkshopWednesdays du Québec, qui me fait sourire et qui représente tellement ce que j’ai pu accomplir avec la CP des ADN.

Quels sont les leviers d’innovation?

Pour aller au-delà de la simple animation, les leviers d’innovation sont des outils incontournables que j’ai appris à maîtriser au fil de mes expériences. (salut 👋 communauté #museomix et 👋 Rachel, David et Martial qui m’ont formé en design thinking)

NESTA propose un schéma représentant ceux-ci. Ainsi, on apprend qu’il existe des leviers centrés sur l’humain et d’autres centrés sur la technologie (ligne verticale du schéma ci-bas). De plus, certains leviers favorisent la compréhension des problèmes tandis que d’autres proposent de favoriser l’émergence de solutions (ligne horizontale du schéma ci-bas).

Le LLIO en innovation ouverte (LLIO) du Cégep de Rivière-du-Loup propose aussi un lexique non exhaustif des pratiques et des leviers utilisés le plus couramment au Québec. Cliquez ici pour télécharger le lexique du LLIO.

Dans tous les cas, il s’agit de choisir son levier.

Quels leviers choisir?

Comment? Tout simplement en fonction de ses intentions et de l’effet recherché. Certains leviers permettront la collaboration, l’exploration, l’expérimentation ou le prototypage afin de proposer et de soutenir la compréhension commune d’un problème et d’y apporter des solutions concrètes. Le LLIO avait d’ailleurs proposé, dans le cadre d’une présentation au Forum des innovations culturelles, un outil pour faciliter le choix. À cette occasion, les participants (incluant des ADN) avaient été invités à repenser leur organisation, leur secteur ou leur territoire à l’aide des leviers d’innovation. Cet atelier a permis de comprendre l’importance de la pratique de l’innovation ouverte et de choisir les leviers adaptés à leur transformation numérique. L’outil Exploration de leviers d’innovation est toujours disponible en ligne.

Exploration de quelques leviers d’animation

Leviers	Applications des leviers au sein de la communauté.
Hackathon	Nous avons utilisé les grands principes du hackathon à deux reprises, même s’il n’en portait pas officiellement le nom. Habituellement, le hackathon est un sprint créatif de programmateurs permettant de développer des solutions technologiques pour répondre à des enjeux précis. Bien que les solutions ne soient pas nécessairement technologiques, le hackathon permet la collaboration, le prototype et l’expérimentation. L’opération de mise en chantier en mai 2019 a été faite sous forme de hackathon afin de constituer des équipes de compétences et d’intérêts différents et surtout de définir les enjeux préoccupants pour les ADN qui feraient l’objet de véritable laboratoire de recherche et d’expérimentation que nous avons appelé « chantiers ». Ces chantiers ont été la pierre angulaire de la collaboration pendant les deux premières années de la communauté. Avec la mise en place du Wiki à la fin de la 3e année de la CP, nous étions placés dans une situation d’urgence en termes d’appropriation et de prototypage/testage de cette nouvelle plateforme de transfert de connaissances. Les principes du hackathon ont été salutaire pour imaginer deux ateliers de Transfert de connaissances : Sprint créatif pour la production de contenu des chantiers. Et comme on l’aime dans les hackathons, nous avions créé un FabLab virtuel. Ainsi, le groupe Fab ADN est né pour offrir un soutien technique aux équipes des divers chantiers.
Design thinking / Design sprint	Selon Wikipedia, « le design sprint est un processus de création utilisé par les startups ou les grandes entreprises et reposant sur une contrainte temporelle, en principe cinq jours, au cours desquels sont mises en œuvre les cinq étapes du design thinking ». Le concept de cinq jours ne peut définitivement pas exister au sein d’une CP où les membres sont répartis aux quatre coins du Québec. Par contre, plusieurs principes nous ont inspirées dans la vie de la communauté. Ce sont les étapes du design thinking qui ont marqué la première année de mise en chantier. Comprendre (empathie) ⇨ Esquisser (définir) / REdéfinir son chantier ⇨ Décider (idéation) / REdéfinir son chantier ⇨ Prototyper / REdéfinir son chantier ⇨ Tester / REdéfinir son chantier.  Nous avons utilisé plusieurs outils comme le « team canevas » ou l’échelle d’empathie que nous avons appelée « Grille d’actions de validation » afin de faire cheminer les chantiers. Définir la pratique ADN a été un réel défi. Le faire avec les gestionnaires qui ne font pas partie de la communauté de pratique en est un autre. Nous avons donc imaginé un sprint créatif sous forme de course à relais à l’automne 2021 en amont et en aval de la 7e Rencontre nationale.
Ateliers de cocréation (ou coconstructionet codesign)	L’intention de coconstruction était définitivement au rendez-vous; tout ce que nous souhaitions faire au sein de la CP devrait être en mode cocréation.  Rappelons-le, mon rôle de facilitatrice était d’amener les gens à bâtir, définir et animer leur propre communauté.   Dès le lancement du Réseau ADN (jour 1), les ADN ont été amenés à définir leur rôle. Plusieurs d’entre eux n’avaient pas encore rencontré leur employeur. Nous nous sommes donc posées des questions : Qu’est-ce qu’on comprend de notre mandat ? Qu’est-ce qu’on ne comprend pas ?  Plusieurs autres ateliers de cocréation ont permis de définir les valeurs, les règles de fonctionnement de la CP et même les balises qui encadreraient la poursuite ou la fermeture des chantiers.  Divers ateliers de rétroaction, dont la rétroaction sur l’évolution de la transformation numérique, ont été réalisés en cocréation avec les gestionnaires des organismes d’accueil (mai 2020).
Jam ou crowdsourcing	Le « jam » provient de la formulation anglaise « jam session » (littéralement « séance d’improvisation »). Nous avons utilisé ce levier pour faire du « crowdsourcing » ou de la production participative à quelques reprises. La première utilisation a été faite lors des sprints créatifs qui ont eu lieu à raison d’une fois par semaine en février et mars 2021.  Notre intention était de collecter les réalisations des ADN. Toute une production participative que vous pouvez également découvrir sur le Wiki. Nous avons aussi utilisé cette formule lors de nombreux Wiki Jam qui avait pour but de créer des moments de production participative pour bonifier le Wiki.
Forum ouvert	Le forum ouvert est une formule de rencontres qui permet de structurer collectivement les thèmes et les sujets qui préoccupent les participants au début de la rencontre même, sans qu’il y ait eu d’ordre du jour établi au préalable. Le premier forum ouvert a été organisé par les ADN eux-mêmes; sans l’équipe d’animation. Quelle fierté de constater la maturité que la communauté de pratique avait atteinte après une année et demie! Nous avons également repris cette formule gagnante lors d’un atelier en transfert de connaissance ainsi qu’au printemps 2022.

Former et sensibiliser les acteurs

Dès la création de la CP des ADN en 2019, je souhaitais former les membres aux leviers d’innovation. L’objectif était double : expérimenter les leviers avec les ADN et encourager leur intégration au sein de leurs organisations. Des ADN ont innové dans leurs pratiques et certaines de leurs réalisations sont présentées dans le Wiki des ADN. 

Cependant, en cours d’animation, les besoins de formation plus techniques et stratégiques ont pris le dessus (la pandémie y est-elle pour quelque chose?). Cela m’amène malheureusement parfois à me questionner. Les ADN qui sont là depuis le lancement du RADNont été sensibilisés à l’utilisation des leviers et ont compris leur pertinence. Par contre, je ne suis pas certaine que les nouveaux ADN aient saisi le sens et la finalité des leviers d’innovation que je voulais transmettre au groupe. Il n’y a pas eu d’autres activités officielles pour leur permettre de se les approprier.

Finalement, tout au long des activités, je me suis appuyée sur la règle du PFP et la loi de la mobilité. Elles sont devenues « ma bouée de sauvetage » pour mobiliser les participants.

J’ai dit « Au revoir » à l’animation de la CP des ADN en juillet dernier. Cette communauté de passionnée de culture et de numérique poursuivra son chemin. Peut-être que les leviers d’innovation feront partie d’une future stratégie d’animation; j’ose l’espérer afin qu’ils et elles puisent bâtir, définir et coconstruire leur communauté ensemble.  

À propos de ce billet

Ce billet s’inscrit dans une série de 10 billets marquants le 10e anniversaire de mon entreprise Cpour.ca. Ces billets ont pour objectif de mettre en lumière des projets manquants ou des collaborations inédites à travers la petite histoire de Cpour.ca. Ceux-ci sont réalisés grâce à la complicité de ma collaboratrice et amie Martine Rioux (Scriba) qui m’appuie avec sa grande expertise de communicatrice et rédactrice de contenu.